一、总体
综合档案管理系统具有以下特点：成熟、稳定、实用简便的电子档案信息管理系统。系统有安全性、操作方便、可扩充性好等特点。系统建设时在技术实现上遵循成熟性和先进性原则。主要包括对图像单个\批量挂接（多种格式tiff、pdf、jpeg等）、系统设置、管理维护、数据录入、条目数据导入\导出、查询检索、整理编目、借阅管理、统计报表、鉴定销毁、数据备份、多种档案类型管理、参数自定义等功能。
二、软件特点
2.1先进性、可扩展性
该系统采用目前主流的技术和架构，所提供的技术具有一定的先进性，并与当前或未来的新技术具有兼容性，系统具有不同级别的安全运行管理措施。同时把握住信息技术的发展和应用方向，系统有可扩展，可升级，以顺应未来的发展。
2.2易用性
系统设计面向最终用户，易操作、易理解、易控制；系统所出现的问题能够及时预报并迅速解决。
2.3可维护性
提供的系统应具有简单、直观、方便的维护和管理手段，尽量减少维护和管理环节。
2.4可靠性
系统运行应稳定可靠，支持7x24小时不间断工作。
2.5标准化
该系统符合国家、行业、集团公司的档案标准要求。
2.6软件架构
软件为B/S架构。
三、软件具体功能
该系统具备符合国家档案管理相关规定的档案综合管理功能，不仅能完成档案管理各环节（著录标引、按“件”归档、立卷归档、组卷、拆卷、分类、销毁、检索、编目、统计、鉴定、借阅审批、利用、管理等），还具备管理多门类档案（文书档案、科技档案、会计档案、实物档案、声像档案、照片档案、图书档案）及文件资料、科技资料、规程、图书及其它资料的管理功能。从文件著录到形成档案编研材料、专题汇编对各门类档案进行全方位管理，不仅能管理文本文件，还应提供管理声像、图片等形式多媒体文件的管理功能。具体功能如下：
3.1数据著录
档案管理人员可以在自定义的界面下录入（比如在EXCEL表格中进行录入工作，再灵活的导入软件内）、编辑修改各种档案数据以及完成档案文本与各种电子档案原件（扫描的光栅图或矢量图）的挂接，可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作。
用户也可在软件内进行项目、案卷和文件的录入工作时，系统提供添加、编辑、删除、检索、排序和插入等相关操作。
3.2借阅管理
能对软件内所有数据进行全面的查询并且进行借阅功能。
可根据每人所赋有的权限的不同来分别进行档案的借阅管理工作。权限越高的人员可借阅和浏览电子档的范围越广。并且要可在软件内设置相关档案不同的借阅申批流程。
3.3统计功能
具备统计各类型档案相关数据（文件数量、案卷数量、销毁数量、照片数量等）的功能。为全部统计、年度统计、保管统计、分类统计、年度分类、年度分类期限和年度全息信息数提供准确数字。并能增加自动采集汇编功能。
3.5数据库系统要求
充分满足大容量数据存储（至少满足2T图像数据存储及检索）和利用的要求，并保证系统的安全性和稳定性。
3.6安全性要求
该软件提供安全可靠的加密及身份认证等安全保密机制，而不完全依靠数据库操作系统自身的安全措施。系统采用多层密码验证的方法，能够对用户IP地址和MAC地址进行认证，将用户分级管理，设置不同的访问权限，建立良好的安全保障机制，确保系统安全；确保电子档案的原始真实性。
3.7档案信息检索
能提供互联网权限查询方式；B/S客户端需提供在线收集、档案编研、借阅信息、预约信息、档案员审批、领导审批、赋权申请结果、系统配置等功能。
1）系统查询方式：
普通查询：让用户不需要知道详细的信息就可以检索到相关的档案数据；
全文查询：用户可以组合查询条件，得到精确的查询结果；
2）系统用户管理
支持单点登录；
用户权限（角色）管理：对市机关的档案用户进行授权管理，包括增删改用户和用户组，用户和组用户授权，权限包括浏览目录、浏览原文、原文下载、打印等权限。用户信息可以录入、导入；时机成熟时，可与市政务网进行统一身份认证连接。
站点监控、日志管理；
备份恢复管理；
3.8完整性要求
文档的获取、采集、挂接、存储、管理、检索、统计和发布等各个环节集成在一个统一的体系结构之中，形成一个闭环的管理。
3.9可扩展性要求
系统的设计之初，将产品（包括软硬件）的选型及配置都充分考虑到整体系统的可扩展性。满足随着业务的发展而不断增加数据量、用户、软硬件产品的需求。能通过自扩展的方式适应新类型的文件、档案和资料；业务处理功能在一定程度内的增加或变更等需求不会影响系统的体系结构，并能在最短的时间内实现新的需求。建立系统优秀的可扩展性能延长系统的生命周期；系统可以浏览多种文件格式（像常见的文本、表格、各类图形图像和数据库文件），浏览挂接的电子文件时，无需安装外围软件即可以支持office系列、PDF、BWG等200种格式以上文件，并可外挂浏览器以适应不断出现的新文件格式。
